【座席管理リニューアル版 新機能ご紹介②】「欠席連絡・振替申請」について
日頃より塾管理システム・スクール教育施設向けICTシステムの『スクパス/SCHPASS』をご利用いただき、誠にありがとうございます。
前回の記事では、座席管理リニューアル版の「座席表」について新しい機能をご紹介いたしました。
リニューアル版の新しい機能については「座席表について」「欠席連絡・振替申請について」「生徒の時間割設定について」「季節講習について」と4つの項目に分けて、ご紹介していきます。
今回の記事では「欠席連絡・振替申請について」をご紹介します。
前回の記事
【座席管理リニューアル版 新機能ご紹介①】「座席表」について
欠席連絡と振替申請を分けました
従来の座席管理では、生徒保護者様が授業の欠席を連絡する機能を「欠席申請」と称し、欠席連絡と同時に振替先の授業を任意で指定する仕組みです。欠席する授業とその後の振替授業を同じ操作の流れで一度に連絡することができます。
振替授業の指定は任意なのでその場で入力しなくても結構なのですが、未入力のまま欠席申請をすると、その後の振替授業については個別に塾・スクールに連絡していただく必要がございます。
そんな中、ご要望として「欠席の連絡と振替授業の連絡は分けることはできないか？」というお声がございました。「その場で振替授業を決められない場合が多い」というご意見もあり、座席管理リニューアル版では「欠席申請」は「欠席連絡」と「振替申請」に分けることにいたしました。
①欠席連絡
「欠席連絡」についてご説明します。こちらは文字の通り、授業を欠席することをアプリから連絡できる機能です。
生徒保護者アプリ側の操作は簡単です。授業スケジュールから欠席する授業をタップし、欠席連絡画面にて任意で連絡メッセージを入力し送信するだけです。管理画面では、届いた欠席連絡の内容を確認し、必要に応じてメッセージに返信してください。以上で欠席連絡に対する操作は完了です。
アプリから欠席連絡が送信された時点で、自動的に座席表に情報が反映され、その生徒の授業は欠席扱いとなります。特別な操作は不要なのでとても簡単です。
②振替申請
「振替申請」について、こちらも文字通り、欠席する授業の代わりに受ける振替授業の日時を申請できる機能です。振替先として指定した授業日時で受講OKであれば、座席表に反映され授業スケジュールが決定します。
原則として、欠席連絡をした後に振替申請することができるようになります。
従来の欠席申請と異なっている点は、入力できる振替授業は第二希望までという点です。また、塾・スクール側が振替先の時間割を生徒ごとに指定できる機能も備わっています。細かく指定ができるので大変使い勝手がよくなりました。生徒ごとの設定についてはまた別の記事でご紹介いたします。
振替申請の対応としては、届いた振替申請の内容を確認し、希望振替先がOKかNGかを判断するだけです。判断不要とする「承認なし」というのも設定可能です。塾・スクールの運用に合わせて設定してください。
欠席連絡の後、生徒保護者様もアプリから落ち着いて振替申請をすることができるので、塾・スクール側の個別対応も減るのではないでしょうか。
③振替チケットについて
「振替申請」を機能として独立させるにあたり、座席管理リニューアル版で取り入れたのが「振替チケット」の概念です。耳慣れない方もいらっしゃるかもしれません。「振替チケット」とは、「生徒が振替授業を受ける権利」と言い換えることができます。
生徒保護者様が「欠席連絡」をアプリから送信すると、自動的に「振替チケット」が発行され、生徒に付与されます。欠席連絡1回（お休み1回）につき振替チケット1枚となります。生徒保護者はこの「振替チケット」を使用して「振替申請」を行います。振替申請の説明にて「欠席連絡をした後に振替申請することができるようになります」と表現したのはこのことになります。
「振替チケット」は管理者側で自由に有効期限を設定でき、期限内に使用（申請）されなかった振替チケットは無効となります。もちろん有効期限を設定しないこともできます。すぐに振替授業を指定してほしい場合など有効期限を短くするなどアレンジも可能です。
この「振替チケット」の仕組みにおいて特に素晴らしい点が2つあります。
1つは生徒保護者用アプリについて、アプリ上の表示として振替申請が可能であることを視覚的にわかりやすくした点です。
もう1つは管理者側の運用において、生徒保護者様が欠席連絡をしなくても（授業を欠席しなくても）、管理者側で自由に振替チケットを付与できるという点です。
これは、「振替」だけでなく「追加」の授業にも対応できるということです。
補講や特別授業など、生徒が追加で授業を受ける場合、「振替チケット」を予め付与することで、振替授業と同様に任意で追加授業の時間割を選択してもらうことができます。
「振替」という文言が少々使い方と一致しないかもしれませんが、とても便利な使い方でございますので、このようにも使えるということをよろしくご承知おきくださいませ。
まとめ
いつもスクパスをご利用いただきましてありがとうございます。
座席管理リニューアル版の新機能について、今回は「欠席連絡・振替申請について」をご紹介いたしました。次回の記事では「生徒の時間割設定について」をご紹介する予定です。
より便利に、使い勝手が大幅アップした新しい座席管理がみなさまの業務を楽にする一助になれば幸いです。
引き続きスクパスをよろしくお願いいたします。
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