【座席管理リニューアル版 新機能ご紹介③】「生徒の時間割設定」について
日頃より塾管理システム・スクール教育施設向けICTシステムの『スクパス/SCHPASS』をご利用いただき、誠にありがとうございます。
前回の記事では、座席管理リニューアル版の「欠席連絡・振替申請」について新しい機能をご紹介いたしました。
リニューアル版の新しい機能については「座席表について」「欠席連絡・振替申請について」「生徒の時間割設定について」「季節講習について」と4つの項目に分けて、ご紹介していきます。
今回の記事では「生徒の時間割設定について」をご紹介します。
前回の記事
【座席管理リニューアル版 新機能ご紹介②】「欠席連絡・振替申請」について
①週ごとの時間割に対応
今回の座席管理リニューアル版で大きく変わったことの一つが生徒の時間割設定画面です。特に時間割の設定方法が大幅に変更となりました。
従来の時間割設定は、日から土までの一週間の時間割を示した表の中で授業を受ける時限のコマに科目と講師を登録する形式です。登録した内容で毎週繰り返しで授業スケジュールが設定されます。
毎週同じ曜日に同じ授業を受ける生徒であれば簡単で手間のない設定方法ですが、唯一の弱点が、週ごとに異なる授業が登録できないという点でした。
事実として「隔週で別の授業を受ける生徒の設定はどうしたらいいですか？」というお問い合わせを受けることもございました。その際は大変お手数ながら、座席表に反映後、個別に手動で授業を登録・変更していただくという操作をお願いしておりました。アナログな解決方法となってしまい申し訳ないことでした。
そういった事情も反映させ、座席管理リニューアル版では「週ごとに授業を設定する」方式を採用しました。
第1週から第5週まで、それぞれ時間割を入力していきます。
毎週同じ授業を受ける生徒が多い場合「え、5週分も登録しないとだめなの？」と思われることがあるかもしれません。ご安心ください。ちゃんとコピー機能をご用意してございます。
第1週目を入力していただきましたら、第2週目以降は第1週目の内容をコピー＆ペーストすることができます。従来の登録方法に比べて少々お手間かもしれませんが、これにより様々な生徒の授業スケジュールに対応することができるようになりました！
②座席組込期間を採用
「座席組込期間って何？」と思われる方が多いのではないでしょうか。これはもう少し長めの文章で表現すると、「生徒時間割を座席表に反映させる期間」となります。
従来の座席管理の場合、生徒時間割は月始めから月末まで丸ごと座席表に反映されます。任意のこの期間だけ時間割を反映させるということには対応していません。
座席管理リニューアル版で採用した「座席組込期間」は、時間割を反映させたい期間を指定することができ、同時に時間割を反映させない期間を作ることができます。
■具体的な使用例①「夏休み等の長期休暇が月の後半から始まる場合」
月初からお休み前までの日付で「座席組込期間」を指定すると、通常の時間割は指定した期間のみに反映され、お休み開始後の期間には予定が入らずスケジュールは空白となります。長期休暇を利用して季節講習などを開催する場合など、ひと月の間に通常とは違う授業予定がある場合に活用いただけます。
■具体的な使用例②「中途入会する生徒の予定を途中から登録する場合」
先に生徒時間割を入力したけれどもまだ座席表には反映させたくないといった場合に、その生徒が通い始める日を開始日に指定すると、その日以降のみに時間割を反映することができます。座席表作成前や時間割反映前に設定しておけば、後から不要な期間の授業を削除するといった作業が発生しません。
座席組込期間は生徒時間割一覧からまとめて複数の生徒に同じ期間を設定することもできます。ぜひご活用ください。
③生徒ごとに振替可能な時間割の設定が可能に
さて、前回の記事にて振替申請について詳しくご紹介いたしましたので、おおよその仕組みや機能はご理解いただけていると信じ、振替申請において最も重要な、振替先授業の選択方法についてご紹介いたします。
従来の座席管理の欠席申請は、選択できる授業は振替希望日に設定された時間割が誰でも自由に選択できる仕組みです。
ご要望として「振替先として選べる授業を制限したい」というお声があり、今回のリニューアル版で対応する運びとなりました！
リニューアル版の生徒時間割設定で選択できる授業振替先は3種類です。
・すべて振替可能
・設定中の時間割のみ振替可能
・指定する
「すべて振替可能」は従来の欠席申請と同じです。曜日時間割設定でチェックしている時間割がすべて選択できます。
「設定中の時間割のみ振替可能」は、その生徒に設定している時間割の内、授業予定がない空き枠のみ選択可能になります。場合によっては選択できる振替先がないということも状況としてありえます。
そしてご注目いただきたいのが3つ目の「指定する」です。
こちらはなんと、その生徒の振替先として選択できる授業の時間割を、管理者側で任意に選択できる設定となっております。この生徒はこの時間はちょっと都合が悪いなといった場合にはその時間を省いて都合のよろしい時間割だけを選択して指定できます。
生徒は振替申請時に、管理者側が指定した時間割の中から振替先の授業を選択します。
非常に使い勝手の良い、自由度の高い設定方法となっておりますので、ぜひご活用ください。
まとめ
いつもスクパスをご利用いただきましてありがとうございます。
座席管理リニューアル版の新機能について、今回は「生徒の時間割設定について」をご紹介いたしました。
生徒ごとに設定できる項目が増え、座席表作成の幅が広がりました。生徒数の多い塾・スクール様におきましては生徒ごとに設定するというのは大変かもしれません。しかしながら生徒一人ひとりに寄り添った授業スケジュールが設定できるような仕組みとなっておりますので、ご活用いただけましたら幸いです。
次回の記事では「季節講習について」をご紹介する予定です。
引き続きスクパスをよろしくお願いいたします。
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