入会申込機能概要とご利用の流れ
入会申込とは、あらかじめ作成した申込フォームを申込者に送信し、スマートフォンやPCから申込を受け付けることができる機能です。事前準備から申込受付、承認、生徒登録、アプリの利用案内までの一連の流れを説明します。
■権限について
入会申込機能を使用する管理者の役割には、以下の権限を付与する必要があります。
入会申込 作成/編集
→ 教室の申込一覧・詳細の確認、内容の編集、確認情報設定
入会申込 承認
→ 教室の入会申込を承認・差し戻し
入会申込（全教室）作成/編集
→ 全教室の申込一覧・詳細の確認、会社共通の確認情報設定
入会申込（全教室）承認
→ 全教室の入会申込を承認・差し戻し、会社URLからの申込の登録先教室を変更
■申込URL・QRコードについて
教室が複数ある場合、教室ごとの申込URLを使って受け付ける方法と、全教室共通の申込URLを使って受け付ける方法があります。必要に応じて使い分けることができます。
【教室ごと】
使用するサイドメニュー：入会申込一覧、確認情報設定
各種設定： 規約・申込フォーム・メール文面などを教室ごとに設定
申込URL・QRコード： 教室ごとに専用のものを使用（教室URL）
申込先： URL・QRコードに紐づく教室へ自動的に申し込み
【会社共通（全教室）】
使用するサイドメニュー：入会申込一覧（全教室）、確認情報設定（会社共通）
各種設定： 規約・申込フォーム・メール文面などを全教室共通で設定
申込URL・QRコード： 全教室共通のものを使用（会社URL）
申込先： 申込者が希望する教室を選択して申し込み
■入会申込受付の流れ
1.事前準備
①管理者に権限を設定する
②規約や申込フォーム内容、メールの文面を設定する
③申込URL、QRコードを掲示や配布する
2.保護者・生徒が入会申込
①URLやQRコードにアクセスしてメールアドレスを登録する
②メールで受信したURLから規約に同意する
③フォームに情報を入力して送信する
④受付完了メールを受信
3.入会申込を確認して承認
①届いた入会申込を確認する
②内容に不備があった場合は、申込者に差し戻す
③内容に問題がなければ承認し、生徒として登録する
4.登録した生徒・保護者にスクパスアプリの登録案内
①アプリ初回利用登録の案内メールの内容を設定する
②生徒・保護者にアプリ初回登録の案内メールを送信する
※初回登録の案内メールは自動送信ではありません
③生徒・保護者にスクパスアプリをダウンロードして登録してもらう
■すでに登録済みの兄弟がいる場合
兄弟をまとめて入会申込した場合は、承認すると全員が生徒して登録され、自動的に兄弟として紐づけ設定されます。
兄弟を別々に申込した場合や既に登録済みの兄弟がいる場合は、自動で兄弟設定されません。そのため、登録後に兄弟設定を行う必要があります。
■入会申込のキャンセルについて
・申込みが承認される前は、申込者は受付完了メール内のURLから申し込みをキャンセルすることができます。承認された後のキャンセルはできません。
・承認後にキャンセルの申し出があった場合は、スクール側で生徒を退会にするなどの対応が必要となります。
■申込履歴の削除について
ステータスが「差し戻し」「キャンセル」の申込履歴は、一覧から削除することができます。